Порядок оформления смены фамилии
При смене фамилии работника, работодателю предстоит грамотно внести исправления во внутреннюю документацию. В первую очередь работник, сменивший фамилию, должен написать заявление.
Основания для изменения личных данных сотрудника
После смены паспортных данных необходимо внести изменения в кадровые документы. Поводом для этого станут копии подтверждающих документов:
- свидетельство о заключении либо расторжении брака, а также о смене имени;
- новый паспорт лица;
- СНИЛС и ИНН.
Именно эти документы обязан представить работник для смены фамилии на работе.
В какие документы вносить изменения
Исправления должны быть внесены во все документы, содержащие ФИО – трудовой договор, личная карточка, трудовая книжка, график отпусков, ведомости, описи и т. д. После сдачи работником заявления, кадровики должны составить приказ, после которого кадровики и бухгалтеры внесут необходимые исправления.
Оформление кадровых документов
Законом не регламентируется алгоритм, процедура и очередность исправлений во внутренней документации при смене данных персонала. Однако для полноценной работы все же придется внести исправления в сведения о работнике.
Трудовая книжка
В соответствии с Инструкцией № 69 от 10.10.2003 г., исправления в трудовую книжку вносятся так: старая фамилия зачеркивается одной чертой, а рядом вписывается новая фамилия.
Важно! Зачеркивание производится тонкой чертой, чтобы можно было прочесть исправленный текст.
На обложке (слева от титульного листа) прописываются основания исправлений, а также проставляется печать организации. Аналогичным образом вносятся изменения в книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним.
Трудовой договор
Закон не устанавливает требование вносить изменения при смене фамилии работника в трудовом договоре.
Однако кадровики все же предпочитают вносить изменения, чтобы избежать спорных ситуаций в будущем.
Чтобы внести новые сведения, необязательно менять трудовой договор полностью – достаточно оформить дополнительное соглашение, в котором будут указаны актуальные персональные данные работника.
Личная карточка работника
При смене персональных данных необходимо также внести изменения в его личное дело (личная карточка Т-2).
Для исправления фамилии в карточке необходимо зачеркнуть старую фамилию и вписать новые данные. Рядом с новой фамилией необходимо указать название, номер и дату документа, являющегося основанием для исправлений.
При смене фамилии в связи с замужеством или разводом, также необходимо в графе «Семейное положение» изменить статус.
Оформление бухгалтерских документов
В случае, когда бухгалтерский учет в организации ведется с помощью программного обеспечения, достаточно поменять фамилию в программе, после чего она автоматически изменится во всех электронных документах.
Если же учет ведется на бумажных носителях, вносить исправления придется вручную в каждом документе, где указана фамилия.
Замена СНИЛС
В двухнедельный срок с момента получения нового паспорта работником он должен получить новое страховое свидетельство СНИЛС в отделении пенсионного фонда.
Законодательство оставляет право выбора работнику при замене СНИЛС: либо он обращается в ПФР самостоятельно, либо поручает это работодателю.
В большинстве случаев получением нового СНИЛС занимается бухгалтерия, поэтому бухгалтеру важно не пропустить сроки подачи.
Для получения СНИЛС бухгалтеру необходимо заполнить и подать в отделение фонда следующие документы:
- заявление на обмен страхового свидетельства (форма анкеты АДВ-2);
- опись документов (форма АДВ-6);
- старое свидетельство работника;
- копия паспорта работника.
Важно! В заявлении по форме АДВ-2 работник ставит свою подпись.
В течение недели с момента получения готового свидетельства бухгалтер должен предоставить его работнику и отправить сопроводительную ведомость обратно в отделение фонда, которую он получил там одновременно с готовым свидетельством.
Лицевой счет работника
Лицевой счет работника (формы Т-54 и Т-54а) – внутренний документ работодателя, содержащий сведения обо всех выплатах и удержаниях сотрудника на основании первичных документов (больничные листы, путевые листы, рапорты, наряды на сдельную работу и т. д.).
Лицевой счет открывается и ведется бухгалтером на протяжении всего периода работы сотрудника.
Изменения в форму Т-54 вписываются аналогично – путем зачеркивания прежней фамилии одной чертой и указания новых данных рядом.
Банковские счета и карты
В случае перечисления заработной платы работника на карту, во избежание проблем с перечислением заработанных средств работнику, бухгалтеру необходимо своевременно сообщить о произошедших изменениях в банк.
После этого, работник должен самостоятельно обратиться в отделение банка для замены пластиковой карты.
Ответственность
В случае непредставления сведений бухгалтерией в отделение ПФР в установленный срок, к работодателю возможно применение финансовых санкций в размере 500 рублей за каждого сотрудника.
Извещать о смене фамилии ФСС и ФОМС, как и обращаться в Налоговую инспекцию за получением ИНН сотрудника, бухгалтеру не требуется.